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Seit Mai 2020 ist mit Workday ein einheitliches digitales Personalstammdatensystem für die gesamte Freudenberg-Gruppe im Einsatz, dessen Implementierung im Mittelpunkt des Projekts PEOPLE+ stand. Die Erfahrungen von Nutzern aus den ersten beiden Jahren mit dem weltweit einheitlichen System sollen ab 19. September strukturiert abgefragt werden. Im Interview erklärt Esther Loidl, Personalvorständin der Freudenberg-Gruppe, unter anderem die Vorteile von Workday, strategische Ziele und warum Feedback so wichtig ist.
Frau Loidl, wie haben zwei Jahre Workday die Freudenberg-Gruppe bisher verändert?
Ich würde nicht davon sprechen, dass Workday uns verändert hat. Das klingt, als ob wir in einer passiven Rolle sind. Denn spätestens seit dem Rollout sind alle aktiv am Steuer – Mitarbeitende, Führungskräfte und unsere HR-Community. PEOPLE+ war eines der bisher größten Transformationsprojekte bei Freudenberg und hat mit dem IT-Instrument Workday als digitales Drehkreuz konzernweit schlanke und schnelle Prozesse im Personalmanagement etabliert.
Mit wenigen Klicks ist jetzt von überall alles auf dieselbe Weise möglich – von der Verwaltung der Personalstammdaten über die einzelnen Bausteine des Talent- und Performance Reviews sowie der Bonus- und Gehaltsüberprüfungen bis hin zur Abbildung aller internen und externen Bewerbungen. Man kann also schon sagen, dass wir gemeinsam einen Quantensprung gemacht haben.
Workday erhöht also die Rundumsicht und ist in Sachen Karriereplanung bei Freudenberg ein enormer Enabler, wenn das eigene Profil gut gepflegt ist.
Wo ist dieser Quantensprung besonders sichtbar?
Das zeigt sich vor allem beim Thema Transparenz, welches von Anfang an ein wesentlicher Faktor bei unseren Überlegungen war. Workday bezeichne ich in diesem Zusammenhang gern als Single Source of Truth, sprich unserer sogenannten Quelle der Wahrheit. Es hört sich vielleicht zunächst banal an, aber eine gemeinsame, verbindliche und tagesaktuelle Datenbasis zu haben, hat massive Auswirkungen für alle Nutzer. Mitarbeitende können sich besser auf Gespräche mit Kollegen vorbereiten, indem sie deren Profil anschauen. Sie können Ansprechpartner für bestimmte Themen finden. Sie erhalten auf Knopfdruck einen Überblick über alle ausgeschriebenen Stellen bei Freudenberg und können sich bewerben.
Workday erhöht also die Rundumsicht und ist in Sachen Karriereplanung bei Freudenberg ein enormer Enabler, wenn das eigene Profil gut gepflegt ist. Führungskräfte haben ein Instrument in der Hand, um mit ihren Mitarbeitenden im Dialog zu sein und sie zu entwickeln. Und nicht zuletzt hilft die transparente Datenbasis Führungskräften und der HR-Community, schnellere und bessere strategische Entscheidungen zu treffen. Wo bisher fast alles erst manuell in Excel-Listen gepflegt, zentral abgefragt und zusammengefasst werden musste, können nun tagesaktuelle digitale Berichte auf Knopfdruck erfolgen.
Das minimiert nicht nur die Fehleranfälligkeit. So verstehen wir Zusammenhänge deutlich besser und schneller, beispielsweise welche Fachkräfte uns wo und wann verlassen und können gezieltere Maßnahmen ergreifen. Sei es, früher mit Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen und nicht erst bei deren Austritt, aber auch um im Recruiting und bei der Nachfolgeplanung wirkungsvoller vorzugehen. Zudem haben die neuen Prozesse die HR-Community – vom Projektstart bis heute – noch enger zusammengeschweißt, Silos sind abgebaut worden und alle ziehen an einem Strang.
Wo gibt es noch Verbesserungspotenzial?
Das wollen wir zum einen von unseren Nutzern wissen. Daher befragen wir sie ab dem 19. September und freuen uns über breites und tiefgehendes Feedback der angeschriebenen Mitarbeitenden. Es ermöglicht uns ein genaueres Bild, wo noch Potential zu verwirklichen ist.
Zum anderen haben wir uns ein paar Ziele bereits gesetzt: unsere Auswertungen sollen schrittweise noch komplexere Analysen ermöglichen bis hin zur Fähigkeit, beispielsweise auf der Zahlenbasis Vorhersagen zu Personalfragen treffen zu können. Gleichzeitig arbeiten wir kontinuierlich an Maßnahmen, um Workday noch zielgruppengerechter und nutzerfreundlicher zu gestalten.
Die HR-Arbeit mit Workday entwickelt sich auch nach Abschluss des Projekts PEOPLE+ kontinuierlich weiter, beispielsweise indem Feedback und Anregungen in Verbesserungen münden. Eine strukturierte Abfrage findet ab 19. September statt, wenn ausgewählte Mitarbeitende um anonymes Feedback gebeten werden. Der externe Dienstleister Cubia schreibt über 10.000 Führungskräfte, Mitarbeitende und HR-Nutzer aus allen Weltregionen und Geschäftsgruppen mit einem Fragebogen auf Deutsch, Englisch, Chinesisch und Spanisch an. Er enthält teilweise offene Fragen für differenzierte Denkanstöße. Die Auswertung erfolgt bis November.